സേവനം അതിവേഗം; കേരളത്തിലെ ആദ്യത്തെ വിദ്യാഭ്യാസ ഇ-ഓഫീസായി തൃശൂർ ഡി ഡി ഓഫീസ്
സേവനങ്ങൾ സുതാര്യവും സമയബന്ധിതവുമാക്കുക എന്ന ലക്ഷ്യം മുൻനിർത്തി തൃശൂർ വിദ്യാഭ്യാസ ഉപജില്ല ഡയറക്ടറുടെ കാര്യാലയം പൂർണമായും പേപ്പർഫയൽ രഹിതമാകുന്നു. സർക്കാരിൻ്റെ നൂറു ദിനകർമ്മ പരിപാടിയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തി. ഇ- ഓഫീസാകാൻ തയ്യാറെടുക്കുകയാണ് ഡി ഡി എഡ്യൂക്കേഷൻ ഓഫീസ്. കേരളത്തിലെ പതിനാല് ഉപജില്ലാ ഡയറക്ടറുടെ കാര്യാലയങ്ങളും ഇത്തരത്തിൽ ഇ-ഓഫീസായി മാറും. ഇതിൽ തൃശൂർ ജില്ലയാണ് പദ്ധതി ആദ്യമായി പ്രാവർത്തികമാക്കിയത്. ഏറ്റവും കൂടുതൽ ഫയലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതും ജില്ലയിലാണ്.
സർക്കാർ സംവിധാനങ്ങള്‍ വേഗത്തില്‍ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനു വേണ്ടി നാഷണല്‍ ഇ-ഗവേണന്‍സ് പ്ലാനിൻ്റെ കീഴില്‍ നാഷണല്‍ ഇന്‍ഫര്‍മാറ്റിക്‌സ് സെന്റര്‍ വഴി വികസിപ്പിച്ചെടുത്ത് നടപ്പിലാക്കുന്ന പദ്ധതിയാണ് ഇ-ഓഫീസ്. പദ്ധതി പ്രാവർത്തികമാകുന്നതോടെ ഒരു ഫയൽ സംബന്ധിച്ച് തീരുമാനം എടുക്കണമെങ്കിൽ ഓഫീസർമാർക്ക് വീട്ടിലിരുന്നും ചെയ്യാമെന്നതാണ് ഏറ്റവും വലിയ പ്രയോജനം. ലോക്ക് ഡൗൺ പോലുള്ള പ്രതിസന്ധിഘട്ടങ്ങളിൽ പ്രവർത്തികൾ തടസ്സമില്ലാതെ വർക്ക് ഫ്രം ഹോമിലൂടെ നടപ്പിലാക്കാൻ സാധിക്കും. പദ്ധതി നടപ്പിലാക്കുന്നതിനായി ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ കേരളാ മിഷന്‍ സാങ്കേതിക വിഭാഗം ജീവനക്കാര്‍ക്ക് പ്രത്യേക പരിശീലനം നല്‍കിയിട്ടുണ്ട്. ഭൂരിഭാഗം ജീവനക്കാരും കമ്പ്യൂട്ടര്‍ പ്രാവീണ്യമുളളവരായതിനാല്‍ പദ്ധതി നടത്തിപ്പ് ഉദ്ദേശിച്ച രീതിയില്‍ നടപ്പിലാക്കാന്‍ കഴിഞ്ഞുവെന്ന് അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റിവ് അസിസ്റ്റന്റ് എം ബി പ്രശാന്ത് ലാൽ പറഞ്ഞു.
നിലവിൽ ഓഫീസിലെ പ്രധാനപ്പെട്ട സെക്ഷനുകളെല്ലാം ഇ ഫയലിലാണ്. പേപ്പർ ഫയലുകൾ സ്‌കാന്‍ ചെയ്ത് പി ഡി എഫ് ഫോര്‍മാറ്റിലാക്കി ഡാറ്റാബേസിലേക്ക് മാറ്റി സെക്ഷനുകളിലേക്കും സെക്ഷൻ സൂപ്രണ്ടിനും അടുത്ത അതോറിറ്റിയിലേക്കും ഇ ഫയലായി നൽകും. സബ് ഓഫീസുകളിൽ നിന്നും ജനങ്ങളിൽ നിന്നുമുള്ളതെല്ലാം ഈ രീതിയിലേക്ക് മാറ്റുകയാണ് ചെയ്യുന്നത്. ഇതിനായി ഓഫീസില്‍ പ്രത്യേക ഫയല്‍ ട്രാക്കിംഗ് സിസ്റ്റം തന്നെ നടപ്പിലാക്കിയിട്ടുണ്ട്. ഒന്നര മാസം മുമ്പാണ് പണി തുടങ്ങിയത്. മാർച്ചിൽ ഇതിനായുള്ള പരിശീലനം ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് കിട്ടിയിരുന്നെങ്കിലും ലോക്ക്ഡൗൺ മൂലം നീണ്ടു പോകുകയായിരുന്നു. 80ഓളം വരുന്ന സെക്ഷനുകളിലെ ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് യൂസർ നെയിമും പാസ്സ് വേർഡും നൽകി. ഇതിൻ്റെ 50 ശതമാനം പ്രവൃത്തികളും പൂർത്തിയായി. പുതുതായി ട്രാൻസ്ഫർ ആയി വന്ന ജോലിക്കാർക്ക് കൂടി യൂസർനെയിമും പാസ്‌വേഡും നൽകും. ഇതും ഒരാഴ്ചയ്ക്കുള്ളിൽ പൂർത്തിയാകും.
ഐ ടി രംഗത്തെ നൂതന സാധ്യതകള്‍ പരമാവധി ഉപയോഗപ്പെടുത്തി കൊണ്ട് സര്‍ക്കാര്‍ നടപടികളും പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളും കാര്യക്ഷമമായ രീതിയില്‍ വേഗത്തില്‍ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനാണ് സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകള്‍ ഇ-ഓഫീസാക്കി മാറ്റുന്നത്. കാലക്രമേണ എല്ലാ സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകളെയും കടലാസ് രഹിത ഓഫീസാക്കി മാറ്റുക എന്നതാണ് പദ്ധതിയുടെ ലക്ഷ്യം.
